ASK Privacybeleid

Inleiding op de GDPR- of AVG-wet 

Benaming: 

GDPR = General Data Protection Regulation 

AVG = Algemene Verordening  GegevensbescherminG

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacy wet GDPR van kracht.

Die GDPR bepaalt welke doeleinden de verwerking van persoonsgegevens kunnen rechtvaardigen. De doeleinden die je als organisatie vooropstelt, moeten daar dus in passen. Deze wet voorziet eveneens dat er een privacyverklaring wordt uitgewerkt: 

• Welke gegevens worden verwerkt? 
• Waar krijgt of verzamelt je organisatie de gegevens? 
• Waarom worden de gegevens bewaard? 
• Wie verwerkt in je organisatie gegevens? 
• Wie krijgt de gegevens? 
• Wat wordt precies HOE, WAAR en HOELANG bewaard?
• Hoe worden gegevens beveiligd? 
• Hoe faciliteer je de uitoefening van de rechten van betrokkenen? 

Hieronder vind je hoe ASK deze privacyverklaring invult

Het lokaal bestuur Nijlen en ASK hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Wij houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Het lokaal bestuur Nijlen en ASK zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via het contact vermeld op de website

Wij beroepen zich op de overeenkomst en de toestemming om persoonsgegevens te verwerken 

De overeenkomst:

• Persoonsgegevens mogen worden verwerkt als zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst. 

De toestemming:

• Er is toestemming van de betreffende persoon nodig om persoonsgegevens, waar vanuit wettelijk standpunt of de overeenkomst geen nood aan is, te verwerken voor bepaalde doelen. 

De privacyverklaring van  staat duidelijk vermeld op de website. 
Bij een deelname aan een activiteit van wordt :

• er automatisch aangenomen dat betrokkene op de hoogte is van deze privacyverklaring en ermee akkoord gaat.
• Tevens word men automatisch ingeschreven op de lijst voor het bekomen van de nieuwsbrief. Ter alle tijden kan deze opgezegd worden. 

Welke gegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens die bij inschrijving op een activiteit door de betrokkene worden verstrekt:

• naam: voornaam en familienaam
• adres: postnummer, woonplaats
• telefoon: vaste telefoon en/of gsm
• Geboortedatum
• e-mail: voor aanschrijving 
• Datum van de aanwezigheid
• Sfeerbeelden: aankruisen indien bezwaar tegen het herkenbaar zijn op  sfeerbeelden 

Gegevens door ASK gegenereerd

• Data van aanwezigheid en aantal bezoeken

Waar krijgt de ASK de gegevens

• De gegevens worden verzameld door het invullen van een aanwezigheidslijst bij het betreden van het lokaal waar de activiteit plaatsvindt.

Waarom worden de gegevens bewaard

• Voor de registratie van de aanwezigen door het lokaal bestuur
• Om de personen te kunnen verwittigen over aankomende of wijzigende activiteiten via onze nieuwsbrief.

Wie heeft toegang tot en verwerkt gegevens in jouw organisatie 

• Persoonsgegevens zijn enkel door de lesgever toegankelijk en bewerkbaar.
• Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld.
• Contactgegevens kunnen enkel met andere leden gedeeld worden, mits toestemming van de aanvrager en de ontvanger, in het kader van het zoeken naar oplossingen voor een probleem dat Apple gerelateerd is. 

Aanpassen van persoonsgegevens

Mogelijke acties: De betrokkene kan zijn contactgegevens steeds laten aanpassen: o.a. wegens verhuis, wegens wijziging telefoonnummer of mailadres. De betrokkene kan zich steeds laten uitschrijven op de lijst. 

Werkwijze:

De vraag tot aanpassen van persoonsgegevens kan mondeling op een activiteit of per telefoon maar dient  bevestigd te worden via mail.

Veilig bewaren van persoonsgegevens 

Hoe persoonsgegevens bijhouden: 

• De aanwezigheidslijsten worden ingegeven in het programma Numbers van Apple en de papieren lijsten bewaard door de lesgever 
• De persoonsgegevens worden bijgehouden in Numbers 
• De persoonsgegevens worden bewaard op de Apple computer van de lesgever. 
• Regelmatig wordt er een kopie gemaakt in de iCloud van de lesgever

Blijvend bijhouden van persoonsgegevens om: 

• zicht te krijgen op de evolutie van het ledenaantal 
• bij herinschrijving niet alle gegevens opnieuw te moeten invoeren  
• bij uitschrijving die persoon niet meer per abuis aan te schrijven. 
• Gezien het lokaal bestuur nog altijd de verantwoordelijke organisator is hebben zijn eveneens toegang tot deze data

Gehanteerde veiligheidscriteria: 

• in mailverkeer worden de geadresseerden  enkel in het adresvak blinde kopie vermeld
• persoonsgegevens zijn enkel door de lesgever en de secretaris  seniorenwerking raadpleegbaar en aanpasbaar
• Mochten er onverhoopt en buiten onze wil om toch gegevens lekken zijn dan lichten wij de betrokken(en) hierover in en - indien relevant - ook de Gegevens-beschermingsautoriteit.

Bewaring

• De papieren aanwezigheidslijsten als de elektronische data worden vijf jaar bijgehouden
• Sfeerbeelden: Deelnemers aan een activiteit kunnen op ter alle tijden  aangeven dat ze bezwaar hebben om herkenbaar te zijn op sfeerbeelden.
• Op de website wordt vermeld:
  “Tijdens uw bezoek aan een evenement van Apple café  kunnen er sfeerbeelden worden genomen. Wie bezwaar heeft om herkenbaar te zijn op sfeerbeeld meldt dit onmiddellijk aan de lesgever. Mocht iemand tegen zijn/haar wil toch herkenbaar zijn op één van de sfeerbeelden, dan meldt de betrokkene dit via mail aan de webmeester, die het beeld onmiddellijk van het medium zal verwijderen. 

Gegevens door de ASK doorgestuurd

• Eenmaal per jaar of op aanvraag worden volgende gegevens van de deelnemers aan het lokaal bestuur doorgegeven : Naam: voornaam en familienaam Adres: postnummer, woonplaats

• Na iedere activiteit wordt een kopie van de aanwezigheidslijst bezorgd aan de secretaris seniorenwerking ten behoeve van hun  informatiesysteem